Document Management System - DMS

Ještě nedávno znamenala implementace DMS náklady v řádech několika set tisíc korun. Díky InChange lze nyní pořídit systém pro správu dokumentů za pakatel.

V letech 2010 - 2012 byl do řešení InChange integrován systém pro řízení a správu dokumentů InChamge DMS, který je určen pro správu a práci s dokumenty. Nabízí široké možnosti přizpůsobení se konkrétním potřebám jednotlivých zákazníků. InChange DMS vyžaduje pro přístup k dokumentům pouze webový prohlížeč. Odpadá tedy nutnost instalace jakýchkoli aplikací na počítače uživatelů. Administrátorské rozhraní je rovněž dostupné pomocí webového přístupu prostřednictvím běžných webových prohlížečů. Mezi další přednosti InChange DMS patří podpora chytrých telefonů iPhone a Android, funkcionalita je ovšem ve srovnání s přístupem přes standardní webové rozhraní omezená.

Základní obrazovka InChange DMS

Řešení je možné přímo integrovat s kancelářským balíkem MS Office 2003, konkrétně s aplikacemi Word, Excel, Outlook a PowerPoint. Integrace je realizována pomocí doplňků (tzv. add-inů), které je nutné instalovat na klientské PC.

Integrace DMS do prostředí MS Office

Modul DMS obsahuje pokročilé nástroje pro vyhledávání dokumentů podle jejich obsahu (full-textové vyhledávání), klíčových slov, kategorií, autora apod., a to i v oskenovaných dokumentech typu PDF, JPG či TIFF.

Hledání dokumentu v DMS

Všechny dokumenty v systému jsou verzovány. Manipulace s nimi je tedy založena na principu check-in/check-out, což znamená, že pro provedení úpravy dokumentu je nutné provést jeho check-out (rezervaci), čímž dojde k vytvoření kopie dokumentu na lokálním PC. Rezervací je dokument v systému uzamčen a není možné provést check-in téhož dokumentu jiným uživatelem. Po provedení úpravy uživatel zvolí check-in (vrácení) dokumentu, a tím zvýší aktuální verzi dokumentu. Samozřejmostí je přístup ke všem historickým verzím dokumentu.

Jednou z nejvýznamnějších vlastností DMS je možnost velmi rychlého náhledu na dokument bez nutnosti jeho stažení.

Náhled dokumentu v DMS

Mezi zásadní přednosti modulu patří definice procesů workflow nad dokumenty. Je možné vytvářet komplexní vývojové diagramy procesu, sledování oběhu dokumentu či implementovat různé schvalovací procesy. Jednotlivým uživatelům (nebo skupinám uživatelů) lze přiřazovat konkrétní úlohy a definovat notifikace workflow aktivit e-mailem či prostřednictvím SMS. Návrh a definice workflow je prováděna ve vývojovém prostředí Eclipse s možností přizpůsobení obchodního procesu pomocí jazyka Java.

Definice workflow v DMS

(c) RYANT, s.r.o., info@ryant.cz